Прогресс идет семимильными шагами. Никого не удивляет электронный документ, работа с цифровыми аналогами ценных бумаг, подача заявления в ЗАГС через портал «Госуслуги», обмен счетами-фактурами через e-mail. Электронная цифровая подпись – инновация, которая призвана серьезно облегчить нашу жизнь. Сегодня мы с Вами поговорим о том, как пользоваться электронной подписью, как вставлять ее в документы, какой ее вид выбрать.

При всей популярности этой темы, в Интернете сложно найти материал, который бы раскрывал вопрос и не вызывал дикий ужас обилием зубодробительных фактов о шифровании, юридических и бухгалтерских примочках.

В статье Вы найдете информацию о том:

  • что такое ЭПЦ;
  • какие выделяют виды электронной подписи;
  • как завести электронную подпись;
  • как пользоваться электронной подписью.

Электронный автограф

Студенты экономических вузов запоминает громоздкие, жуткие определения. Нам же подойдёт такой вариант: электронная цифровая подпись – электронный аналог обычной подписи, который можно использовать для проведения различных юридических, финансовых операций, обмена электронными документами. В ее основе лежит ключ шифрования, защищающий личные данные в документах.

Ее отличие от нашей обычной закорючки в документах состоит в том, что она создается путем математических преобразований содержимого. Подделать систему нельзя. По крайней мере, все специалисты твердят об этом в один голос – вероятность фальсификации ничтожно мала. Система себя оправдывает.

В России она стала реальностью с середины 1990-х гг. В Гражданский кодекс были внесены пункты, приравнивающие ЭЦП к собственной подписи субъекта и защищающие электронные документы. В 2011 г. был принят «Закон об электронной подписи», через 5 лет получивший важные поправки. В случае спорных ситуаций, необходимо обращаться к этому акту.

    Для чего нужна электронная подпись? Она подтверждает:

  • авторство;
  • полноту и точность информации;
  • целостность и юридическую достоверность электронного документа.

Электронная подпись объединяет три составляющие:

  1. программное обеспечение;
  2. сертификат;
  3. хранилище сертификата.

Хранилище электронной подписи именуют токеном. Специальные носители Rutoken и JaСarta российского производства похожи на флэшку, с ними очень удобно работать. Также сертификат может быть записан на универсальную электронную карту.

Богатый ассортимент

Вид Создание Изменение
1 Простая Используются коды, пароли, подтверждающие принадлежность определенному лицу; сертификат отсутствует.
2 Усиленная неквалифицированная Криптографическое преобразование инфо, закрытый ключ; сертификат есть.
3 Усиленная квалифицированная Средства криптозащиты проверяются ФСБ России; обладает квалифицированным сертификатом.

Рассмотрение функций начнем с третьего вида, самого навороченного. Он в любых ситуациях заменяет собственноручно подписанный документ. Усиленная квалифицированная электронная подпись позволяет компаниям сдавать отчётность в контролирующие органы дистанционно. Для ФНС, ФСС документация, заверенная таким типом подписи, аналогична бумажной. Кроме того, третий вариант нужен для участия в электронных торгах. На специальных сайтах поставщики и заказчики встречаются в виртуальном пространстве. Для того, чтобы заверить договоры, подписать документы, нужен именно такой тип подписи.

Неквалифицированная электронная подпись подойдет компаниям для внутреннего и внешнего документооборота, арбитражного суда. Физическим лицам пригодится в кабинете налогоплательщика.

Простой вариант используется на различных сайтах, предоставляющих товары, услуги, справочную информацию. Это самый распространенный вариант использования технологии, помогающий физическому лицу упростить документооборот.

Ключик

Рассматривая ЭЦП, мы не конкретизировали понятие «ключ». Он относится только к квалифицированным подписям и является важнейшей составляющей системы.

    В сертификате содержится:

  • информация о собственнике электронной подписи;
  • уникальный номер;
  • данные о центре, выдавшем сертификат.

Ключи

Открытый Закрытый
Для обмена информацией в открытом варианте Подтверждение подписи в документах

Заведи меня

Завести простую электронную подпись

Чаще всего использование электронной подписи необходимо для совершения электронных запросов в системе Госуслуги https://www.gosuslugi.ru. После регистрации на ресурсе пользователю надо с помощью кода идентификации подтвердить личность.

Первый вариант получения кода – прийти на Почту РФ с документами и обратиться к специалисту.

Второй вариант – заказать получение заказным письмом по почте. Впрочем, для ФНС этот вариант неприемлем.

Третий вариант – использовать имеющуюся электронную подпись, ранее оформленную в специальном центре.

Таким образом, простой автограф прост в получении и особых усилий и затрат не потребует. Но и спектр его использования ограничен.

Завести квалифицированную электронную подпись

Оформить подобную ЭЦП можно только в специальном удостоверяющем центре. Никакие другие организации не вправе это делать!

Найти УЦ очень легко с помощью Сети. Он есть в каждом регионе. В моем небольшом (250 тысяч жителей) городе два крупных УЦ оказывают услуги по оформлении электронной подписи.

При получении усиленного варианта нужно обращаться только в УЦ, прошедшие аккредитацию – их криптографические системы проверены Федеральной службой безопасности. Кстати, значительная часть крупных УЦ прошла эту процедуру. Информацию об этом всегда можно уточнить у специалиста или посмотреть на сайте УЦ.

Нужно оформить заявку. В большинстве случаев это делается через Интернет, в электронном варианте. Менеджер проводит консультацию онлайн. Заявка несложная, с указанием ФИО и контактов.

После оформления заявки менеджер в течение 30-60 минут связывается с Вами и уточняет, какой вариант электронной подписи Вам нужен.

По e-mail Вы с УЦ осуществляете обмен сканами документов.

Вам понадобится отослать следующие документы:

    Вам понадобится отослать:

  • паспорт и СНИЛС – для физических лиц;
  • выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (свеженькую, максимум месячной давности), копию приказа, наделяющего должностное лицо правом действовать от лица компании – для юридических лиц;
  • подтверждение регистрации в Едином реестре ИП, свежую выписка из реестра, личные документа лица, на которого оформляется сертификат – для предпринимателей.

Оплачиваете присланный счет. Стоимость сертификата простой электронной подписи колеблется в диапазоне 900-2000 рублей. За квалифицированную, конечно, придется доплатить.

Чаще всего оформление сертификата занимает 2-6 часов. В ходе личного визита в УЦ субъект становится счастливым обладателем токена и может его использовать на полную катушку.

Заморочки счастливого обладателя: так как ей пользоваться

В зависимости от разновидности ЭЦП варьируются варианты использования

Госуслуги
Заверка документов и заявлений

Простая Неквалифицированная Квалифицированная
Внутренний электронный документооборот
Визирование документов, подписание приказов, постановлений, предварительного варианта договора и пр.
Внешний электронный документооборот
Ограничено
Обязательно заключение соглашения между сторонами
Не подойдет для ФНС
Внешний электронный документооборот
Обеспечивает юридическую силу договоров
Счета-фактуры
Арбитражный суд
Электронные документы могут выступать доказательствами
Госуслуги
В связи с сертификацией ЭЦП криптографических средств защиты, такой вариант считается УКЭП
ФНС, ФСС, ПФР
Предоставление отчетов, документов
Электронные торги
Поставщики и заказчики получают подтверждение реальности намерений
Подписание контрактов

Чтобы использовать электронную подпись, Вам нужно установить на компьютер приложение. Его выдаст УЦ. Вам могут предложить работы по настройке программного обеспечения, но чаще всего это лишняя трата денег. Процедура несложная, справится любой опытный пользователь ПК.

Кроме того, надо установить библиотеки «Capicom» и «Cadescom». Они доступны для скачивания в интернете и нужны для тот, чтобы работать с ЭЦП.

Может потребоваться настройка браузера. Иначе он заблокирует программы, и Вы не сможете подписать документ. Потребуется установка специальных плагинов. Самый распространённый вариант работы с ЭЦП – «КриптоПро». Его мы с Вами и рассмотрим.

    Как установить электронную подпись в «КриптоПро?

  1. У Вас должна быть установлена программа «КриптоПро».
  2. С токена Вам надо установить на ПК сначала ваш сертификат, затем сертификат УЦ. В качестве места хранения необходимо выбрать вкладку «Доверенные корневые центры сертификации».
  3. С меню «Пуск» заходим в программу «КриптоПро». Во вкладке «Сервис» удаляем заполненные пароли.
  4. Выбираем пункт «Установить личный сертификат» и ищем его на токене. Открывается окно «Мастер установки личного сертификата». Выбираем опцию «Найти контейнер автоматически». Программа найдет сертификат автографа на токене.
  5. Далее, нажав на вкладку «Обзор» выбираем хранилище «Личные».

Более подробная информация в видео.

    Как работать с ЭЦП в текстовых документах?

  1. В программе Microsoft Office Word во вкладке Вставка нажимаете на значок Строка подписи. Подписываете, указав цель.
  2. Для того чтобы использовать функцию электронного автографа в pdf-документе, необходимо приобрести полную версию программы. Далее, нажав на вкладку Подписать документ, осуществить процедуру.
  3. HTML-документы также можно подписать в большинстве современных браузеров, используя опцию Подпись. В этом случае она не является встраиваемой и будет представлять собой отдельный документ. Сервис «Конутр.Крипто» предлагает удобный функционал для подобной задачи.
  4. Существует специализированные программы, которые устанавливаются на компьютер и гарантируют простое использование ЭЦП. Одним из популярных приложений является «КриптоАРМ». Программа не бесплатная, стоит 1600 рублей. Не так много за бессрочную работу с системой. Для работы фирм с документами уместный вариант. Для физических лиц чаще всего излишний.

При работе часто возникает необходимость проверки юридической достоверности ЭЦП в документе.

Как это сделать?

Самым удобным вариантом является использование сервиса «Конутр.Крипто». Microsoft Office также содержит данную опцию.

Проще всего обладателям «КриптоАРМ» – в программе эта функция предусмотрена с максимальным удобством.

    При использовании технологии нужно соблюдать меры безопасности:

  • осуществлять работу в конфиденциальных условиях;
  • не производить обмен электронными документами с непроверенными организациями;
  • не оставлять без присмотра;
  • в случае подозрений на несанкционированный доступ, кражу или потерю токена, нужно позвонить в УЦ и попросить заблокировать ключи.

А о том, что трудовые книжки станут электронными, читайте в этой статье.

Сохраняйте и делитесь - пригодится!